Що таке фасилітація?
Минулого тижня я впродовж 2-х днів фасилітувала таку собі стратегічно-операційну лабораторію для Національної Коаліції мікро- та малого бізнесу України. Це – надзвичайно цікаве замовлення від Інституту Управління та Лідерства УКУ, яке і надихнуло написати статтю про фасилітацію. І бачу, що роздумів і спостережень вистачить на кілька статей. Отож, почнемо з основ…
ФасиліЩО?
Так запитувало багато учасників. Останніми роками слово «фасилітація» дедалі частіше звучить у бізнесі, державному секторі та громадських організаціях. Проте багато хто досі ставить запитання: що таке фасилітація і чим вона відрізняється від звичайної наради чи тренінгу.
Фасилітація — це професійно спроєктований процес групової взаємодії, який допомагає людям ефективно мислити, обговорювати складні питання, ухвалювати якісні рішення та брати відповідальність за їх реалізацію.
Термін походить від латинського facilis — «легкий», «той, що полегшує». Саме тому фасилітація не означає спрощення проблем. Її завдання — зробити складний процес обговорення більш зрозумілим, структурованим і продуктивним.
Головна особливість фасилітації полягає в тому, що фасилітатор не нав’язує готових рішень. Він керує процесом, а зміст створюють самі учасники.
Навіщо потрібна фасилітація?
Більшість організацій регулярно проводять десятки зустрічей. Часто вони завершуються новими зустрічами, а не рішеннями.Фасилітація допомагає перетворити обговорення на результат. Вона дозволяє:
- залучити до роботи всіх учасників;
- почути різні точки зору;
- швидко структурувати великі обсяги інформації;
- знаходити спільне бачення;
- приймати рішення, які підтримує команда;
- перетворювати домовленості на конкретний план дій.
Саме тому сьогодні фасилітацію активно використовують під час трансформацій, змін організаційної структури, запуску нових продуктів, розвитку команд і формування стратегії.
Основні принципи фасилітації
Якісна фасилітація будується на кількох базових принципах:
- нейтральність фасилітатора щодо змісту рішень;
- рівне залучення учасників;
- психологічна безпека під час обговорення;
- прозорий процес прийняття рішень;
- орієнтація на конкретний результат;
- спільна відповідальність за виконання домовленостей.
Саме процес стає інструментом, який допомагає групі знайти найкраще рішення.
Хто такий фасилітатор?
Фасилітатор — це людина, яка проєктує та проводить групову роботу таким чином, щоб команда максимально використала власний досвід і експертизу.
На відміну від консультанта, фасилітатор не приходить із готовими відповідями. На відміну від тренера, він не навчає нової теми. Його професія — створювати умови, за яких люди думають разом значно ефективніше.
Які функції виконує фасилітатор
Фасилітатор:
- аналізує запит замовника;
- створює дизайн сесії;
- добирає методи фасилітації;
- керує груповою динамікою;
- працює з опором і конфліктами;
- підтримує фокус команди;
- допомагає переходити від ідей до конкретних рішень;
- забезпечує завершення сесії чітким планом дій.
Впродовж фасилітованої сесії фасилітатор одночасно тримає результат, процес і стосунки / групову динаміку. Як на малюнку:
Ефективна фасилітація не може тримати лише один кут трикутника. Якщо є результат без процесу — буде хаос. Якщо є процес без результату — буде “красивий воркшоп”. Якщо є процес і результат, але ігнорується групова динаміка — буде план, який ніхто не виконує
Кому потрібна фасилітація?
Фасилітація корисна практично будь-якій команді, однак складність роботи може суттєво відрізнятися.
Проста фасилітація — це робочі зустрічі, планування, ретроспективи, генерація ідей, пошук рішень окремої проблеми чи проведення командних воркшопів.
Складна фасилітація виникає тоді, коли складним є не питання, а контекст. Наприклад, у команді існують приховані інтереси, старі невирішені конфлікти, боротьба за вплив, різний рівень влади або небажання відкрито озвучувати справжні позиції.
Ускладнена фасилітація — це багатокрокові процеси, які складаються із серії взаємопов’язаних сесій. До них належить фасилітація стратегічних сесій, організаційних трансформацій, розробки нових моделей управління чи масштабних змін. Тут фасилітатор працює в умовах високої невизначеності, великої кількості стейкхолдерів, прихованих мотивів як окремих учасників, так і замовників процесу, а також із рішеннями, наслідки яких впливатимуть на організацію протягом багатьох років.
Які проблеми допомагає вирішити фасилітатор
Професійний фасилітатор допомагає уникнути ситуацій, коли:
- зустрічі тривають годинами без результату;
- кілька людей монополізують дискусію;
- команда не може домовитися;
- конфлікти блокують ухвалення рішень;
- керівник змушений самостійно просувати кожне рішення;
- на зустріч запросили не тих, кого потрібно
- або зустріч взагалі не була потрібна
- після сесії ніхто не розуміє наступних кроків.
Дещо з вищеперерахованого можна уникнути, якщо скористатись наприклад простою і дуже дієвою моделлю підготовки до зустрічі/наради 5 P’s:
Якщо говорити про складний рівень, то особливо ефективною є фасилітація стратегічних сесій, коли потрібно не просто згенерувати ідеї, а сформувати спільне бачення майбутнього організації.
Коли варто залучити фасилітатора
Запрошувати фасилітатора варто тоді, коли:
- рішення впливатиме на багатьох людей;
- необхідно виробити спільну стратегію;
- між учасниками існують різні інтереси;
- команда переживає зміни;
- потрібно швидко досягти згоди;
- важливо, щоб усі відчували свою причетність до прийнятих рішень.
Зовнішній фасилітатор особливо цінний тим, що залишається нейтральним до змісту дискусії та може повністю зосередитися на якості процесу.
Методи фасилітації
Сьогодні фасилітація — це ціла професійна дисципліна. У світі існує понад 500 методів, технік та інструментів фасилітації, які комбінуються залежно від цілей сесії.
Серед найпоширеніших — мозковий штурм, World Café, Open Space Technology, Appreciative Inquiry, LEGO® Serious Play®, Technology of Participation (ToP), різноманітні методи пріоритизації, картування ідей, роботи зі стейкхолдерами, візуальної фасилітації та колективного прийняття рішень.
Професійний фасилітатор не використовує одну універсальну методику. Він створює дизайн процесу, поєднуючи різні інструменти відповідно до завдання, складу учасників та контексту організації.
Як проходить фасилітаційна сесія
Кожна професійна фасилітація починається задовго до зустрічі. Спочатку фасилітатор проводить інтерв’ю із замовником, уточнює очікувані результати, аналізує учасників і ризики.
Після цього створюється дизайн процесу, підбираються методи та визначаються етапи роботи.
Під час самої сесії учасники проходять шлях від дослідження ситуації та збору інформації до генерації ідей, аналізу альтернатив, пріоритизації, ухвалення рішень і формування плану реалізації.
Наприклад у стратегічній сесії трикутник фасилітації може виглядати так:
1. Завдання / результат — фасилітатор тримає фокус на тому, що саме має бути створено: не “гарна дискусія”, а конкретні рішення, стратегічні напрями, пріоритети, відповідальні, 3-місячний action plan або домовленість про подальший ритм.
2. Процес — фасилітатор відповідає за те, як група рухається до результату: які питання ставляться, в якій послідовності, коли потрібна рефлексія, коли — пріоритизація, коли — конфронтація, коли — рішення.
3. Стосунки / групова динаміка — фасилітатор спостерігає, що реально відбувається між людьми: CEO домінує, керівники уникають конфлікту, хтось мовчить, хтось саботує, група погоджується формально, але не бере ownership.
Після завершення фасилітації команда отримує не лише список ідей, а й узгоджені рішення, відповідальних осіб та наступні кроки.
Висновок
Фасилітація — це значно більше, ніж набір інтерактивних вправ чи модерування дискусії. Це професія, яка допомагає групам приймати якісні рішення в умовах складності та невизначеності. Про фасилітацію безглуздо розповідати словами. Найкраще – це пізнати її на власному досвіді.
Особливої цінності фасилітація набуває під час стратегічних змін. Наприклад, фасилітована 2-денна подія для Національної коаліції мікро- та малого бізнесу – це був багатокроковий процес, у якому потрібно було поєднати стратегічне бачення, операційне планування та врахувати інтереси різних учасників. Не зважаючи на попередній збір інформації через довгий опитувальник і кілька відеодзвінків, декілька важливих потреб і усвідомлень стали очевидними лише там, кол всі опинились в одній кімнаті, в одному процесі.
Я люблю повторювати, що досвічений фасилітатор завжди має план А і план Б і готовність, що події можуть розвиватись за планом В. Так і було. Саме за це я так люблю цю свою професію.